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5 dicas para escolher um bom escritório de contabilidade

5 dicas para escolher um bom escritório de contabilidade

Não é novidade que o ambiente de negócios no Brasil é cruel. Além das regras, impostos e burocracia, o empreendedor brasileiro muitas vezes sai fazendo sem muito preparo. Isso é tão verdadeiro que numa pesquisa rápida é possível encontrar dados disponíveis de órgãos e entidades do setor apontando que um terço dos novos negócios não alcança o primeiro ano de existência e mais da metade sequer completa cinco anos de operação. 

Ou seja, podemos dizer com tranquilidade que boa parte das tentativas frustradas de fazer “vingar” um negócio se deve muito à má gestão administrativa e financeira das empresas recém-criadas (para maiores detalhes leia nosso artigo “Os 6 erros mais comuns ao se abrir uma empresa”). E não é só isso!

Some-se à conta o fato de que todos os anos, os legisladores distorcem e aprimoram as leis tributárias, deixando o cidadão comum que quer empreender coçando a cabeça quando se depara com decisões financeiras, com apuração e dedução de impostos e com o planejamento tributário para começar uma empresa. Esse cenário caótico pode ser resumido em uma palavra: DESPREPARO!

Mas existe uma forma descomplicada de virar esse jogo. Um dos principais passos que devem ser seguidos por quem deseja iniciar um empreendimento – seja ele de pequeno, médio ou grande porte – é garantir e construir uma relação com um escritório de contabilidade.

Fato é que as empresas de contabilidade ficam a par das novas leis e regras tributárias quase que em tempo real e muitas oferecem consultoria financeira e ajudam indivíduos e pequenas empresas a desenvolver orçamentos e estabelecer metas financeiras. 

Além de ser o primeiro consultor do empreendedor, o escritório contábil será responsável pelas resoluções e acompanhamentos de todas as questões burocráticas da empresa, da elaboração dos contratos e cálculos das obrigações trabalhistas a melhorias nos sistemas de gestão da empresa. Consequentemente, o escritório terá grande impacto crescimento dos negócios.

Se você precisa de alguém para lidar com a folha de pagamento semanal ou deseja apenas consultoria tributária confiável, ficará mais feliz com sua escolha se fizer algumas perguntas preliminares.

Vamos destrinchar essas questões em 5 dicas para encontrar um bom escritório de contabilidade. Acompanhe!

1. Procure uma contabilidade especialista

A primeira coisa que um gestor deve fazer ao procurar um escritório de contabilidade é saber por quê e para que precisa contar com isso. Ao iniciar o empreendimento, é esperado um conhecimento básico de leis e regras para procurar um escritórios que seja especialista na área onde se pretende atuar comercialmente. Mas, claro, isso não impede começar a busca de maneira genérica até mesmo para se informar a respeito das regras e legislações.

Existem muitos escritórios pequenos que podem prover essa assessoria inicial, mas os grandes também são capacitados a fazer isso. Além do mais, contar com um especialista desde o início pode fazer a diferença a longo prazo, já que o histórico do empreendimento será construído aos poucos, lado a lado, e as necessidades tributárias serão sanadas rapidamente pelo conhecimento adquirido. É como um médico clínico geral que acompanha o paciente desde o primeiro check-up: assim que surgir algum problema, é mais fácil de saber as causas e eliminar a dificuldade.

O essencial para quem deseja iniciar um empreendimento – seja ele de pequeno, médio ou grande porte – é garantir e construir uma relação com um escritório de contabilidade. Muito por conta do fato de que o escritório contábil será responsável pelas resoluções e acompanhamentos de todas as questões burocráticas da empresa, da elaboração dos contratos e cálculos das obrigações trabalhistas a melhorias nos sistemas de gestão da empresa.

Consequentemente, o escritório terá grande impacto crescimento dos negócios. Percebeu a importância de contratar um bom escritório de contabilidade?

Porém, uma dificuldade comum é esbarrarmos na diversidade de atividades e forma de atuação, tributação e movimentos. Dessa forma é interessante optar por empresas que trabalhem por nicho porque a possibilidade de você se identificar com o escritório é maior e mais vantajosa.

O bom desse começo é que você pode iniciar a sua busca pela internet. E aqui é importante frisar que o escritório não necessariamente deve ser localizado na mesma cidade que a empresa, mas precisa ser atualizado e especialista na legislação do local onde você se encontra porque as regras e obrigações tributárias variam bastante em diferentes locais.

Fora que encontrar um escritório de contabilidade nos mecanismos de busca, como o Google, mostra que o escritório de contabilidade se preocupa – e muito! – em ser bem visto e oferecer soluções que atendam de forma completa.

Também é importante buscar indicações de bons serviços. Uma opção é procurar pela relação de clientes do escritório selecionado para buscar referências dos serviços. Mas o legal mesmo é contratar quem te entenda, respeite e conheça as necessidades do seu dia-a-dia. Nesse ponto, o olho no olho é fundamental.

2. Infraestrutura e funcionamento

Faça uma visita ao escritório contábil avaliado, antes de fechar contrato. Isso geralmente dá muitas pistas. Primeiramente porque é possível atestar minimamente se o número de funcionários do escritório é condizente com a carga de trabalho que você, empreendedor, demandará. 

Até porque os contadores geralmente se especializam em algumas áreas de negócios para oferecer aos clientes um melhor serviço. Em geral, quanto maiores as suas necessidades contábeis, mais você se beneficiará de um escritório de contabilidade completo que emprega contadores certificados ou especialistas em determinado serviço, e que tenha uma equipe com um número suficiente de profissionais de modo a dar conta do serviço.

Além disso, você pode buscar uma aproximação maior com os próprios funcionários e assim se consegue ter uma ideia do clima organizacional em que convivem e se o ambiente organizacional que o escritório de contabilidade oferece possibilitará a realização de um trabalho de qualidade. Isso também fornece um bom indicador de que uma relação de confiança de fato poderá se estabelecer.

Essa organização e clima se refletem muito no procedimento que o escritório de contabilidade adota no manuseio da documentação de sua empresa. E aqui entramos em outro ponto crucial: a infraestrutura tecnológica.

Um bom sistema de contabilidade pode ser o diferencial que a sua empresa está buscando — afinal, é cada vez maior o número de obrigações acessórias que devem ser geradas e enviadas ao Fisco.  E aqui podemos citar o SPED (sistema público de escrituração digital), onde os fiscos das três esferas de governo estão exigindo declarações eletrônicas cada vez mais complexas das empresas.

Esse nível de exigência costuma ser encarado com certa tranquilidade por escritórios muito vocacionados ao uso da informática e possuidores de robusta infraestrutura de tecnologia da informação. Pense que o uso de informações integradas e em tempo real é cada vez mais necessário no processo de tomada de decisão. 

Se o escritório escolhido não conseguir atender a essas exigências ou se atendê-las de maneira incompleta ou errada, sua empresa estará correndo riscos desnecessários. 

Como falamos no começo, as regras mudam o tempo todo (lembra do eSocial, que pode ser simplificado e até mesmo extinto?). Logo, um escritório de contabilidade com uma estrutura bem sedimentada tem mais capacidade de reagir e até mesmo antecipar essas mudanças.

Uma boa infraestrutura tecnológica também permitirá que sua empresa integre dados eletrônicos com o sistema do seu escritório contábil, facilitando sua vida e garantindo a consistência das informações contábeis, fiscais e de departamento de pessoal de sua empresa. Indague também como são feitos os backups do escritório – ou se são feitos – de forma que você possa atestar a segurança com que são armazenados os dados eletrônicos de sua empresa.

Procure uma empresa que ofereça integração para envio automático de obrigações como o SPED, SPED Fiscal, SEFIP e DIRF, entre outros que fazem parte do calendário de obrigações acessórias das empresas.

Isso permite ainda ganho de tempo e qualidade na informação — além de evitar esquecimentos e perdas de dados que devem passar por mais de um departamento, garantindo a segurança digital e o compliance empresarial.

A boa notícia é que os serviços baseados em computação na nuvem contam hoje com tecnologias de ponta no quesito de segurança sem que isso represente custos tão altos.

3. Nível de serviço e relatórios

Ao buscar por um escritório contábil que contribua com a boa gestão de seu negócio, é indispensável que ele te forneça uma gama de relatórios assertivos e úteis para contribuir com suas tomadas de decisão. E se ele fornecer também assessoria e consultoria para essa parte, auxiliando diretamente os gestores, então é um bônus importantíssimo!

Essa entrega de relatórios com informações, como cobrança de tributos e folha de pagamento dos funcionários, deve obedecer a um cronograma que seja ideal para sua empresa. É interessante conhecer os modelos destes relatórios e se os mesmos satisfarão a organização da empresa.

Lembre-se que o serviço de contabilidade não é apenas a emissão de guia para pagamento dos impostos, mas um serviço completo que inclui apuração, auditoria periódica, emissão de guias, escrituração dos registros contábeis, emissão de livros, balanços, balancetes, confecção das declarações, acompanhamento de enquadramento e muito mais.

Se além deles o escritório de contabilidade for capaz de te oferecer também relatórios gerenciais, apropriados ao seu ramo de atividade, então está no caminho certo. Esse é um diferencial importante e valoriza muito os serviços contábeis. E, claro, discuta com o contador a possibilidade de adaptação, afinal os serviços são bastante customizáveis para cada empresa.

Fora isso, o nível do atendimento precisa ser levado em conta. Além da dica do tópico anterior, para verificar a infraestrutura e os funcionários, verifique a qualidade do atendimento. Atualmente o tempo de resposta precisa ser muito rápido e eficiente, e o escritório de contabilidade deve estar preparado para atendê-lo no momento em que você precisar.

Lembra do exemplo do médico? Então, esse atendimento precisa ser uma relação de confiança. Além dos relatórios e números, a proximidade e atenção vão ditar os rumos da relação, que precisa ser mais que apenas o cumprimento do contrato de serviço.

A velocidade na resposta de e-mails, a disponibilidade, a organização dos envios de documentos e relatórios, a cordialidade no atendimento telefônico, a interação e atenção nos retornos e demandas – sem mencionar a cordialidade e prazer em te receber para orientar e sanar suas dúvidas e problemas – devem ser considerados numa avaliação de contratação de serviços.

Um escritório que atenda com nota máxima esses quesitos certamente dedica tempo a orientar e treinar funcionários para te atender bem. 

4. Honorários e pagamento de impostos

Aqui entramos em um ponto delicado, já que falar de valores é sempre difícil. Acontece que esses valores podem variar bastante de acordo com os serviços demandados. 

Uma ideia é levantar um orçamento com alguns escritórios e então avaliar o custo/benefício de cada um deles. Não existe regra certa a respeito do que abrange o serviço de contabilidade.

Claro, você precisa saber o que quer e o que vai exigir do escritório de contabilidade. Se está procurando por mais qualidade nos serviços contábeis, por conseguinte os serviços podem ser mais caros. Tenha consciência também do nível de demanda que sua empresa exigirá e dos benefícios que a escolha de um bom escritório de contabilidade pode te trazer.

Um escritório de contabilidade que ofereça aconselhamento e assessoria fiscal e tributária com rapidez e que tenha mais disponibilidade para atender suas dúvidas e questões trabalhistas, ou que faça periodicamente um planejamento do melhor regime tributário para sua empresa, que esteja atualizado sobre as questões contábeis e fiscais certamente não terá os honorários mais baixos…

Por outro lado, se você só quer saber de pagar seus tributos no prazo correto e nada mais (o que é desaconselhável), existem vários escritórios contábeis no mercado que podem fazer esses serviços a custos baixos. Mas, como sabemos, nem sempre o barato é o melhor negócio.

E, por falar em impostos, não custa lembrar que, ao contrário do que muitos leigos pensam, o escritório contábil não é responsável pelo pagamento de contas e tributos. Mesmo que em muitos casos os especialistas consigam reduzir impostos empresariais e outros encargos, o pagamento dos títulos fica à cargo da empresa contratante.

O escritório de contabilidade fica responsável apenas por organizar tais vencimentos e encaminhá-los, nas respectivas datas, à empresa.

Pense que os honorários são feitos com base em vários fatores, como o número de contas correntes, a quantidade de notas fiscais de entradas e de saídas, a complexidade da atividade desenvolvida, o valor anual do seu faturamento, o número de funcionários e de sócios da sua empresa. 

Assim, verifique como é feita a mensuração dos valores cobrados e se estão de acordo com a exigência que a empresa demanda e com os benefícios oferecidos pela contabilidade.

5. Simplicidade

Parece contraditório esse tópico, mas o bom escritório de contabilidade é aquele que não fica ocupando seu tempo nem o dos funcionários de sua empresa com burocracias relacionadas a reuniões e à classificação de documentos contábeis, fiscais e trabalhistas. 

Procure sempre contratar um escritório contábil que ofereça soluções tecnológicas e recursos logísticos que deixem sua administração simplificada, não o contrário. Respostas quase que instantâneas e resoluções rápidas são essenciais na relação ‘cliente X contador’. 

O escritório de contabilidade que dispõe de canais de contatos ágeis e sempre ativos já tem um diferencial.

Verifique se o escritório contábil é capaz de realizar a integração de dados eletrônicos com o sistema de sua empresa, diminuindo assim o fluxo de documentos e aumentando o nível de consistência dos seus registros fiscais e contábeis. 

Atualmente existem recursos que permitem que os escritórios capturem as notas fiscais de entradas e de saídas de sua empresa diretamente das bases de dados do governo, minimizando muito o seu trabalho. 

Isso pode resultar até mesmo em descobrir créditos a serem recuperados por impostos pagos a mais, já que as regras tributárias são diversas. Somente com a tecnologia é possível descobrir isso. E o escritório que dispõe dessas ferramentas sai na frente.

Para finalizar, é preciso ter confiança nos profissionais e no escritório de contabilidade. Lembre-se de que nesta relação serão discutidas informações confidenciais e, por isso, sentir-se confortável é imprescindível! Afinal, você não está procurando por um serviço qualquer.

Quer contar com um serviço realmente diferenciado? Entre em contato com a Solutta! Assim, você pode verificar por si próprio como atendemos com maestria a todos esses pontos mencionados neste artigo. Não perca tempo, fale conosco agora mesmo!

Por Atracto

Post by Saulo Novaes

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