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Maturidade de processos: sabe em que nível sua empresa está?

jan 28, 2019

Saulo Novaes

Blog

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Maturidade de processos: sabe em que nível sua empresa está?

Toda empresa precisa ser competitiva para ter sucesso no mercado onde está inserida, certo? Porém, como garantir a competitividade e a alta performance de um negócio? Um dos principais pontos é saber que a cadeia operacional da organização necessita contemplar uma série de fatores. E um dos mais importantes é o nível de maturidade de processos operacionais. Isso permite apurar como as rotinas estão dispostas e como o fluxo de trabalho está sendo definido. E quem não possui esse nível de maturidade definido perde vantagem competitiva no mercado.

Desse modo, se faz necessário que as organizações alcancem a maturidade em gestão de projetos e tenham seus processos estruturais e organizacionais muito bem definidos, com inteligência de mercado, a fim de obterem cada vez mais sucesso em seus resultados. Como consequência, isso aumenta os benefícios e o valor agregado do negócio, tornando a empresa mais robusta em termos de performance e aproveitamento de tempo e recursos.

Para isso é preciso pontuar quais fatores devem ser avaliados a fim de entender o nível de maturidade de processos da sua empresa. Também é interessante apresentar algumas dicas para otimizar esse indicador. Se você ficou interessado em saber mais sobre o assunto, então continue com a gente!

O que é um modelo de maturidade de processos?

Em um conceito básico, o modelo de maturidade de processos se trata de uma estratégia desenhada para que as empresas possam verificar o nível de qualidade das suas estruturas internas e, assim, melhorar a maneira como as rotinas são executadas.

Isso é a base para que se estude e analise a empresa como um todo de modo a detectar como são realizados os processos de gestão, com a identificação dos pontos fortes e das áreas onde existe a necessidade de realização de melhorias.

Essa análise deve ser imparcial e prática, possibilitando informações detalhadas que ajudarão na determinação de prioridades e quais setores precisam de mais atenção.

Ou seja, quanto mais claros e objetivos forem todos os processos da empresa, maiores serão as chances de cada time atuar dentro do esperado, sem gerar desperdícios ou atrasos, garantindo a manutenção de um ambiente de trabalho com nível de qualidade correspondente às demandas do mercado.

O que são esses processos?

Primeiramente, a definição de um processo numa organização é qualquer atividade que possui uma entrada, uma transformação e/ou agregação de valor e que fornece um produto ou serviço a um cliente específico. Sendo assim, é possível dividir os processos em três categorias: os processos de negócio, processos organizacionais e processos gerenciais.

Processos de negócio são aqueles que definem a atuação da empresa e são amparados por outras atividades e departamentos internos. Assim, o processo de negócio define como a empresa conduz suas atividades e produz seu produto ou serviço.

Já os processos organizacionais são aqueles dedicados à organização e dão suporte aos processos de negócio. Eles não são vistos pelos clientes externos, mas são fundamentais (caso do backoffice em uma empresa, por exemplo).

E, por fim, os processos gerenciais são aqueles que englobam todas as ações que os gestores executam para suportar os demais processos.

Para que serve essa metodologia?

Entre os gestores e empresas ainda é comum um desconhecimento dessa prática. São poucos os que param para analisar seus próprios processos e extrair um diagnóstico que indique onde estão os gargalos de um processo. E menos ainda os que depois de conseguirem tais dados conseguem ter insumos suficientes para poder se comparar com os concorrentes.

Porém, no mercado existem algumas ferramentas e empresas, como a Solutta, que são capazes de analisar e dizer exatamente o nível de maturidade de processos de uma organização. A Solutta dispõe de uma equipe capacitada para diagnosticar quais áreas de uma empresa necessitam de mais atenção ou de melhorias em seus processos de gestão e execução de projetos.

É possível, por exemplo, realizar uma análise no departamento financeiro de um empreendimento onde o diagnóstico aponta que o EBITDA está em 10%. Dessa forma consegue-se saber quais áreas e etapas do processo precisam de atenção a fim de aprimorar o método e melhorar o desempenho e os resultados financeiros.

Ebitda é a sigla em inglês para ‘Earnings before interest, taxes, depreciation and amortization’. Em português, ‘Lucros antes de juros, impostos, depreciação e amortização’ (também conhecida como Lajida). É um indicador muito utilizado para avaliar empresas de capital aberto.

O Ebitda mostra o potencial de geração de caixa de um negócio, pois indica quanto dinheiro é gerado pelos ativos operacionais. Com ele, é possível descobrir quanto a empresa está gerando com suas atividades operacionais, não incluindo investimentos financeiros, empréstimos e impostos.

Essa análise, feita por uma ferramenta, indica quais os pontos críticos e as áreas que necessitam de melhorias em seus processos internos (vendas, atendimento, compras, financeiro etc.), mostrando exatamente quais são esses gargalos.

Especialmente no segmento de indústrias, empresas de médio a grande porte necessitam dessa análise pelo próprio tamanho das organizações.  Quando se tem muitas áreas e departamentos, o volume de processos também é grande. Definir o nível de maturidade de processos em corporações como essas garante incremento na receita e na lucratividade, além de um melhor posicionamento em relação ao mercado e à concorrência.

Como avaliar a maturidade?

A Solutta dispõe de um serviço de consultoria capaz de avaliar esse nível de maturidade de processos através de ferramentas próprias para esse fim. A ferramenta prioriza uma série de parâmetros que são respondidos em uma ordem lógica, dando o diagnóstico específico de cada área e, depois, como um todo.

Para isso, o primeiro passo é identificar as principais áreas e setores da empresa, descrever os processos de cada projeto e o que cada área precisa realizar, e, por fim, estabelecer os critérios de avaliação. A partir daí é que se define o nível de maturidade que cada área deve atingir. Podem ser atribuídas notas de 0 a 100 ou níveis, com diferentes pesos para cada área e criar critérios de pontuação para cada nível analisado. O mais comum é questionar alguns pontos-chave, usando como respostas:

  • não realiza;
  • realiza em estágio inicial;
  • já realiza em nível intermediário;
  • domina o projeto;
  • domina totalmente e implementa melhorias.

Nessa perspectiva, empresas com boa maturidade de processos organizacionais são aquelas que alcançam uma maior pontuação, o que significa uma melhor qualidade nos resultados de seus projetos. Também podemos dizer que têm um bom nível de maturidade as empresas que lidam com um grau menor de riscos e têm facilidade para seguir melhorando o que entregam ao mercado (produtos e serviços).

Como otimizar a maturidade de processos na sua empresa?

Antes disso é preciso ressaltar que tudo em uma empresa são processos. Se o empresário conhece a fundo seus processos, também conhece onde estão os gargalos. Essa análise serve tanto para quem ainda não conhece quanto para quem tem pleno conhecimento de seus processos.

O uso de uma ferramenta de diagnóstico de nível de maturidade não engessa os processos nem torna o fluxo de trabalho mais burocrático. Ao contrário! Ter uma metodologia definida para executar processos é ganhar vantagem competitiva com um excelente custo/benefício e de maneira muito rápida. Com os pontos críticos devidamente identificados, é possível traçar a estratégia de melhoria desses pontos imediatamente após o resultado.

Portanto, para melhorar o nível de maturidade de processos é preciso reconhecer que, para obter maior sucesso, o gerenciamento de processos deve ser reconhecido como uma estratégia de vital importância.

A partir daí já se pode aplicar métodos de controle de processos para mantê-los em uma espiral de organização e melhoramento contínuo. Uma boa dica é digitalizar seus procedimentos e tarefas burocráticas para não perder informações importantes, medir resultados obtidos, mapear e atualizar processos, definir responsabilidades e propor alterações quando necessário, além de ganhar tempo e obter segurança com os dados importantes do negócio.

Para acelerar a evolução do nível de maturidade dos processos internos, a companhia pode adotar inúmeras estratégias. O investimento em serviços de terceirização de processos (BPO – Business Process Outsourcing), e a adoção de uma política de gestão de processos de negócios (BPM – Business Process Management), por exemplo, configuram uma ótima abordagem e que podem causar um grande impacto na rotina do seu negócio.

O BPM é uma estratégia de gestão em que a organização trabalha usando da análise de dados, visando manter a performance em seu nível máximo, com excelência. Essa análise de informações identifica como é possível atender às demandas com rapidez e agilidade. 

Já o BPO é a terceirização em que a empresa passa para um parceiro estratégico a execução de atividades não relacionadas a seu core business. Com isso a empresa usa essa análise de dados para tornar a gestão automatizada e de maneira inteligente, baseada em números e outros tipos de dados reais. O uso de serviços de software para definir as melhores estratégias financeiras de uma empresa é um bom exemplo.

Conclusão

É notório que as empresas estão cada vez mais utilizando o gerenciamento de projetos como estratégia de crescimento para obter mais vantagem competitiva. E para alcançar resultados satisfatórios, elas estão buscando na maturidade de processos a excelência de trabalho, que resulta em sucesso comercial, mesmo que para alcançar esse objetivo seja preciso investir em estruturas, normas e contratação de profissionais especializados, entre outros.

Agora que você já sabe como medir o nível de maturidade em gestão de projetos de sua empresa, que tal consultar a Solutta para aplicar na prática? Se ainda restou alguma dúvida, não deixe de entrar em contato.

Post by Saulo Novaes

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