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Terceirização do RH: quais as vantagens?

Terceirização do RH: quais as vantagens?

Toda empresa, em particular as que estão nos estágios iniciais de vida, costuma passar por certas dificuldades para se adaptar. Além de se estabelecer no mercado, o empreendimento necessita de serviços internos que deem suporte a esse crescimento. Uma questão que surge nesse momento é a terceirização do RH, um dos principais trabalhos dentro de qualquer negócio.

A terceirização é uma prática muito utilizada por diferentes tipos de empresas para reduzir custos, onde se transferem determinadas funções de trabalho para fornecedores externos, em vez de executá-las internamente. 

Porém, alguns gestores e empreendedores têm dúvidas se fazer a terceirização do RH realmente é a melhor decisão. É verdade que um setor de Recursos Humanos próprio e bem-estruturado costuma ser vantajoso, mas há vários contextos em que a terceirização, mesmo que parcial, torna-se a opção mais eficiente.

Mas vamos entender melhor as características, benefícios e conceitos a respeito desse processo.

 

Entendendo a terceirização

No entendimento geral, a terceirização é o processo no qual uma instituição contrata outra empresa para prestar um determinado serviço, uma prática que vem crescendo no país. A terceirização propicia um cenário de otimização de resultados, uma vez que sobra mais tempo para a empresa se dedicar às atividades mais importantes, elaborando estratégias competitivas, que têm como principal objetivo o aumento da produtividade e o consequente sucesso comercial. 

Um dos principais benefícios está ligado diretamente ao setor de Recursos Humanos. Ao terceirizar um serviço, o empreendedor paga somente pela atividade prestada e, consequentemente, transforma custos fixos em custos variáveis, o que otimiza o fluxo de caixa. Ou seja, é uma grande vantagem para um empreendimento não ter de se preocupar com uma atividade na qual ele não é especialista, deixando este “problema” para a empresa contratada e que tem muito mais capacidade e/ou experiência para performar aquela atividade ou serviço.

 

Diferenciando RH e DP

Um equívoco comum é achar que o Departamento Pessoal (ou DP, como é mais conhecido) faz o mesmo trabalho que o setor de Recursos Humanos. Embora existam empresas em que as nomenclaturas e funções se confundam, é certo que se tratam de setores distintos.

Entre as principais tarefas que fazem parte da rotina do setor Recursos Humanos estão o recrutamento e seleção de profissionais e o desenvolvimento de pessoas e adoção de medidas que favoreçam uma melhor relação entre todas as áreas da empresa.

O setor de Departamento Pessoal, por sua vez, é responsável por realizar todos os trâmites referentes ao processo de contratação e pagamento de salários, ficando com a parte mais burocrática, por assim dizer — principalmente no que for relativo a legislação Trabalhista e Previdenciária. É o setor que elabora a folha de pagamento, faz registro das carteiras dos funcionários, calcula as guias do INSS e FGTS para pagamento, cuida da parte demissional etc.

 

Terceirizando rotinas

Quando uma empresa faz a terceirização do RH, a contratada fica responsável pela intermediação entre o empregador e o empregado, tendo como foco os resultados da empresa. Isso permite liberar os gestores para direcionar seus esforços em atingir o objetivo maior da organização, que é a obtenção de lucro.

Assim, o setor de RH terceirizado pode voltar o foco para o desenvolvimento das pessoas e para a valorização dos talentos, buscando manter os funcionários produtivos capacitados para a atividade que desempenham e satisfeitos com o que fazem — alinhado, é claro, com as diretrizes e objetivos da empresa contratante.

Nesse cenário, a gestão de pessoas — voltada para o desenvolvimento da equipe e para retenção de talentos — requer um empenho especial da empresa, uma vez que isso significa cuidar do patrimônio humano que ela mantém, evitando, assim, o turnover. Por outro lado, as questões de rotina e de fácil mensuração podem ser terceirizadas sem problemas.

Existem várias outras funções rotineiras que o RH desempenha que são necessárias para o funcionamento da empresa, mas que não dizem respeito à finalidade para a qual ela foi constituída.

Assim, com a terceirização do RH, a contratada também se encarrega de registrar e dispensar colaboradores, criar avaliações de desempenho e capacitação, cuidar da folha de pagamento e pagar os encargos e tributos trabalhistas — entre outras ações. Essas tarefas são de fácil acompanhamento, uma vez que não apresentam grandes variações e podem gerar relatórios e registros que evidenciam tudo o que está se passando nesse ambiente.

A terceirização do RH traz vantagens em pontos estratégicos da gestão de uma empresa. Ao optar por terceirizar tarefas como essas, a empresa consegue manter o foco em seu core business, reduzindo custos, aumentando a produtividade e contando com o trabalho de especialistas atualizados em relação às melhores práticas do mercado. A solução também representa uma boa opção para empresas iniciantes que ainda não tenham intimidade com todos os aspectos trabalhistas do país.

 

Terceirização do RH: Buscando novos talentos

Selecionar talentos alinhados com os valores de uma instituição é um ponto fundamental quando o assunto é terceirização do RH. Encontrar os profissionais certos com as habilidades certas é essencial para qualquer negócio. Para isso, é importante que o processo promova uma avaliação global, a partir da análise das competências técnicas e de aspectos comportamentais. Eleger o candidato ideal para uma vaga requer investimento de tempo e um estudo minucioso, processo que exige a dedicação de um especialista.

Ao contar com uma empresa especializada, capaz de aplicar uma metodologia assertiva nessa busca, o recrutamento se torna mais ágil e objetivo. Uma seleção que não se adeque à busca pode levar a uma demissão prematura, o que gera novos custos, além de impactar o setor onde aquele profissional estava alocado.

 

Terceirização do RH: Contratação de colaboradores

Após o recrutamento e seleção, vem a contratação. Essa tarefa também entra no escopo da terceirização do RH. O novo funcionário deve ser devidamente registrado, com todos os trâmites trabalhistas e de classe sendo realizados junto ao Ministério do Trabalho e às entidades representativas das categorias. 

Durante o período de permanência do colaborador na empresa, a terceirizada também pode se encarregar da folha de pagamento, do recolhimento dos encargos, do controle de férias e faltas etc., apresentando ao contratante os relatórios detalhados, inerentes a cada aspecto gerenciado.

 

Terceirização do RH: Avaliação de desempenho

Um dos campos com um crescimento significativo nos últimos anos na terceirização do RH são as mensurações e análises de desempenho de talentos. A busca externa por soluções para avaliar e desenvolver o capital humano de empresas é uma importante atividade que pode ser terceirizada. Os resultados são obtidos através da avaliação de desempenho periódica e métricas customizadas, tornando possível a identificação de potencialidades e competências que os colaboradores precisam desenvolver, bem como valorizar seu talento e desempenho.

A empresa contratante pode participar desse processo com a elaboração de um planejamento conjunto de metas e traçar suas expectativas e objetivos em relação ao serviço. À contratada, portanto, cabe um mapeamento da cultura da organização que será avaliada a fim de compreender seu modelo de gestão e cultura. A partir daí, são aplicadas as ferramentas e metodologias necessárias e mais adequadas ao negócio em questão para mensurar o desenvolvimento de cada funcionário no cargo.

 

Terceirização do RH: Capacitação e pesquisa de clima

Mesmo encontrando o perfil ideal de colaborador para a empresa, o trabalho não acaba. Reter este talento é essencial. Certamente, o RH interno vai atuar para motivar este colaborador, mas também é possível contar com a terceirização do RH para essa capacitação que, quando bem planejada, contribui para que o funcionário se sinta valorizado pela empresa.

Dentre as atribuições de uma empresa contratada para prestar esse tipo de serviço está o desenvolvimento de cursos adequados aos diferentes níveis hierárquicos, que promovam habilidades como autoconhecimento, liderança e comunicação. Essa prática pode ser um ótimo caminho para o aperfeiçoamento individual, melhoria do ambiente organizacional e para a retenção de profissionais.

E não apenas isso: essa etapa da terceirização do RH também pode contemplar a pesquisa de clima organizacional, uma metodologia que coleta e reúne diversos tipos de dados relevantes sobre qual está sendo a percepção dos colaboradores em relação a muitos fatores que podem até mesmo afetar o desenvolvimento e motivação dentro de uma empresa.

Um exemplo é uma pessoa que trabalha em um ambiente com muito barulho. Isso pode afetar não apenas o rendimento, mas também o humor do profissional. Assim, a pesquisa de clima organizacional permite analisar pontos específicos para que seja feito um levantamento de dados que comprovem o porquê de um funcionário ter um baixo ou também alto rendimento.

 

Terceirização do RH: Mapeamento de custos

Uma vez que o RH tenha alinhado com o gestor da empresa a necessidade de um novo profissional e o perfil desejado, é a vez de adotar um importantíssimo papel gerencial, que é o de realizar o custo trabalhista incidente sobre essa nova contratação.

É importante destacar que a terceirização do RH prevê também a realização de alguns serviços que competem ao DP. Dessa forma, com um escopo mais abrangente, a empresa terá condições de aprovar a contratação de maneira estratégica e segura.

Muitos empreendedores que ignoram esse importante passo do processo acabam por ter dificuldades financeiras para cumprir seus compromissos trabalhistas, o que mostra mais uma vez a importância da terceirização do RH.

 

Terceirização do RH: Apuração da folha de pagamento

A apuração da folha de pagamento, dentre as rotinas contempladas pela terceirização do RH, é que demanda maior atenção e capacidade técnica da equipe. É necessário um total domínio sobre os procedimentos, a lei, as convenções coletivas de trabalho e os eventos que movimentam a empresa, como horas extras, faltas, adicionais, gratificações, comissões, entre outros, que se não computados prejudicam não só o funcionário, como a empresa.

Dessa forma é mais prático que uma empresa especializada nessa área assuma as responsabilidades, tirando essa preocupação – e demanda de tempo – das mãos da contratante. Ou seja, ao realizar a terceirização do RH, a operação completa se torna mais barata, sem a necessidade de novos gastos com pessoal. 

A partir do momento em que a folha de pagamento é realizada internamente, há o risco iminente de perda de registros e dados. Contudo, ao terceirizar esse serviço, a segurança aumenta, pois todas as informações são armazenadas em um sistema com criptografia e outros recursos que mantém esses dados em sigilo.

 

Terceirização do RH: Adequação ao eSocial

Com a adoção do eSocial, por lei, os dados referentes aos colaboradores terceirizados também deverão ser detalhados no sistema. O sistema do eSocial, que integra as informações da Previdência Social, Caixa Econômica Federal, Receita Federal e Ministério do Trabalho e Emprego em um único cadastro de forma eletrônica, exige uma adaptação dos sistemas e processos de RH das empresas. 

Com o eSocial, o Governo acessará de forma mais rápida e segura todos os dados do contratado, o que proporciona ainda mais segurança para o contratante. E isso também pode ser previsto na terceirização do RH de uma empresa. À contratada cabe recolher e informar esses dados no eSocial, garantindo que a empresa terá tudo o que o eSocial exige.

 

Terceirização do RH: Buscando o parceiro ideal

Terceirizar atividades como as listadas acima pode representar vantagens para as empresas no que diz respeito à redução de custos e otimização de processos internos, garantindo mais fôlego ao RH interno para focar no que é mais estratégico. Caso não haja um departamento interno, o caminho, então, é a completa terceirização do RH.

A Solutta possui equipe especializada pronta para assessorar sua empresa e atua há mais de 10 anos oferecendo serviços de gestão de pessoas, com foco no desenvolvimento de processos chaves pertinentes à área, atuando em conjunto com o cliente do diagnóstico ao acompanhamento dos resultados.

Por isso, somos a melhor opção para a terceirização do RH da sua empresa. Fale conosco e descubra como podemos ajudá-lo!

 

Por Atracto (Colaboração: Giselle Kormoczi, gerente de RH e DP)

Post by Saulo Novaes

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